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DÚVIDAS FREQUENTES

eSocial - Uma nova realidade
Decretado em 2013 e em fase de implantação iniciada em 2014 o eSocial, é o projeto mais ambicioso do SPED, envolve Receita Federal, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica, têm como objetivo unificar o envio de informações do empregador em relação aos seus empregados, quitará diversas obrigações que atualmente são enviadas em momentos e formas distintas, traz consigo modificações importantes na rotina operacional da empresa, que terão que ser monitoradas permanentes através de softwares para o Departamento Pessoal extremamente conectados a legislação trabalhista e previdenciária.

Pode-se dizer que o eSocial é um sistema de controle de tributos, atividades laborais e ainda um sistema estatístico econômico, com as principais informações relacionadas ao empregado (admissões, demissões,horas extras,acidentes de trabalho, tributos retidos, entre outros) inseridas nele, tendo como foco dotar o fisco com informações tributarias que possibilitem fiscalizações virtuais do fisco,através da analise das operações dentro do seu próprio sistema.

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Este sistema também vêm para facilitar a rotina de quem envia a informação , com a redução da burocracia envolvida no envio , o governo que terá acessos de forma simples e rápida a essas informações , facilitando assim a busca e correção de irregularidades, o trabalhador que terá maior garantia dos seus direitos previdenciários e trabalhistas, já que as informações sobre afastamentos e doenças laborais devem ser declaradas quase que instantaneamente.

As empresas por sua vez precisam estar organizadas e atentas para que possam cumprir os prazos estabelecidos e acompanhar essa mudança , principalmente nos assuntos relacionados ao RET -Registro de Eventos Trabalhistas ,( registro onde o empregador comunica as alterações trabalhistas da sua empresa), já que a ausência dessa comunicação pode acarretar multa ao empregador.

A fiscalização on-line é outro fator de peso para que as empresas mantenham-se atualizadas e organizadas com o objetivo de evitar atrasos no envio das obrigações, que acarretará também em multa.

Centralização das Entregas e Cruzamento das Informações

Hoje varias obrigações estão sob responsabilidade do Departamento Pessoal, obrigações essas que são entregas em momentos e formas distintas, essa forma de trabalho facilita o erro no envio da informações relacionadas ao empregado , sendo este um dos principais motivos para a criação do eSocial, neste sistema todas as obrigações estarão em um só lugar e serão comparadas entre si, antes que a mesma seja considerada cumprida, gradualmente essas obrigações deixaram de ser entregues e incorporadas ao SPED.

Algumas regras para entrega do eSocial

A entrega do eSocial, ocorrerá em três momentos distintos:

- Implantação: Nesse momento será feito uma carga inicial, onde informações do empregado e empregador serão cadastradas no sistema da receita , em uma única vez.

- Registro de Eventos Trabalhistas ( R.E.T) - essas informações serão inseridas a medida que os eventos aconteceram, enviados individualmente, como por exemplo o aviso prévio , onde o empregado deve ser comunicado com 30 dias de antecedência, a mesma informação deve ser enviada ao sistema do eSocial no ato ,e caso ocorra o cancelamento dessa demissão a informação desse cancelamento , também devera ser registrada no sistema.

-Por ultimo o envio da folha de pagamento, com todas as informações pertinentes, esse procedimento somente será finalizado com o pagamento das guias geradas em virtude desse envio.

Transmissão

A transmissão ocorrera de duas formas;- A primeira estará disponível somente para as empresas com até 10 funcionários , diretamente no Portal do eSocial, onde os dados serao inserido manualmente e a segunda que ocorrera através de envio de no formato XML , por meio de websites conectados aos softwares, dessa forma os softwares obrigatoriamente precisam estar adaptados para essa função.

Para a transmissão em ambos formatos será necessário o uso do certificado digital , pois as informações serão enviadas para um ambiente nacional ( portal da receita federal) , onde serão validadas, e os protocolo das operações serão gerados somente após a atribuição da integridade das informações inseridas, caso isso não ocorra o sistema informará o motivo da rejeição.

Alguns impactos do eSocial

Ferias - O eSocial prevê a notificação de ferias , e a comunicação fora do prazo será evidenciada, portanto é preciso que as empresas façam uma gestão adequada dessa programação.

Cadastro Inicial de Empregados e Trabalhadores- Em função do um elevado nível de detalhamento exigido pelo sistema, algumas empresas terão dificuldades nessa etapa, já que questões hoje consideradas de nível pessoal , precisam ser inseridas, como por exemplo se o trabalhador possui residência própria e se usou o FGTS para aquisição do bem, ou ainda se o trabalhador é de origem estrangeira, se é casado com brasileira (o) e possui filhos.

Rubricas

Como a receita fará a comparação das informações inseridas no sistema destinado ao eSocial com as informações existentes em sua base, divergências encontradas serão motivo para a não concretização do processo, citamos como exemplo , um colaborador cujo nome na base da receita federal é Jose dos Santos, e a informação inserida no sistema foi Jose Santos, a ausência do "dos" será fator impeditivo.

Autônomos - Não estão previstos na carga inicial, somente o Trabalhadores sem vinculo - TSV, referindo-se em geral para as empresas ao " Diretor Não Empregado "e cooperados no caso das cooperativas,

Gestão fiscal
Existem três tipos de tributação: simples, lucro real e lucro presumido.

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Simples
Sistema simplificado de tributação que pode ser utilizado por microempresas (empresas com faturamento anual de até R$ 360.000,00) e empresas de pequeno porte (com faturamento anual superior a R$ 360.000,00 e igual ou inferior a R$ 3.600.000,00).

Lucro presumido

Forma de tributação simplificada usada para determinar a base de cálculo do imposto de renda (IR) e da contribuição social sobre o lucro (CSLL) de pessoas jurídicas que não são obrigadas à apuração do lucro real. O lucro é presumido a partir da receita bruta de venda de mercadorias e/ou prestação de serviços.

Lucro real
Trata-se do lucro líquido do período de apuração, ajustado pelas adições (multas administrativas, como multas de trânsito) e pelas exclusões ou compensações (como o prejuízo fiscal) estabelecidas na legislação do imposto de renda.

Nota fiscal de saída
Compras de matérias-primas, mercadorias e materiais secundários geram para as empresas créditos tributários passíveis de compensação, de acordo com o tipo e o ramo de atividade e devem ser acompanhadas de notas fiscais/Danfe (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica), com as informações previstas na legislação, tais como tipo de operação, dados do adquirente, condições de pagamento, descrição dos produtos, destaque dos impostos incidentes e data de recebimento da mercadoria.

Nota fiscal de entrada
Arquivos XML das correspondentes notas fiscais de entrada devem ser enviados e arquivados por cinco anos. É vedada a utilização de alguns cupons fiscais, tíquetes emitidos por caixas registradoras e notas fiscais simplificadas.

Compras
Por determinação legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras devem ser controladas separadamente (à vista e a prazo). Recebimentos de mercadorias transferidas de depósitos ou filiais e recebimentos de remessas para conserto ou industrialização, previstos na legislação vigente, devem receber orientação específica do departamento fiscal para o caso em questão. Devoluções de compras devem obter tratamento próprio, nos termos da legislação fiscal, recebendo orientação especial da empresa contábil.

Vendas
Vendas de produtos, mercadorias e serviços geram para as empresas a obrigação de pagamento de vários impostos, como IPI, ICMS, PIS e Cofins.
No caso de optantes da tributação a partir do lucro presumido, as vendas compõem a base de cálculo para a apuração do IRPJ (imposto de renda de pessoa jurídica) e da CSLL (contribuição social sobre o lucro líquido). Optantes do tipo de tributação simples, empresas ME ou EPP pagam o imposto com base nas suas vendas; da mesma forma que as empresas optantes do "simples paulista" com relação ao ICMS. As notas fiscais devem ser emitidas de acordo com a legislação vigente, nos modelos próprios, destacando-se principalmente o tipo de operação, os dados do adquirente, as condições de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operação.

Para o cancelamento de notas fiscais, é necessária a consulta do departamento fiscal, que informará sobre a possibilidade ou não do procedimento. A guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numérica sequencial é obrigatória. Algumas atividades de prestação de serviços devem destacar, nos seus documentos de venda, o imposto de renda, o PIS/Cofins e/ou o valor do INSS a serem retidos na fonte, nos termos da legislação específica. As empresas dispensadas da emissão da nota fiscal devem emitir o recibo ou o documento equivalente em, ao menos, duas vias, enviando uma cópia à organização contábil para devido registro contábil. Transferências para depósitos ou filiais, bem como remessas para beneficiamento, conserto ou retorno de remessas recebidas anteriormente têm avaliações específicas, devendo ser consultada a organização contábil sobre os aspectos tributários e as considerações especiais. A legislação prevê condições e especificações legais próprias às devoluções de vendas, devendo ser consultada a organização contábil sobre os aspectos tributários e outras considerações.
Livros fiscais obrigatórios
As microempresas são obrigadas a manter e escriturar os seguintes livros fiscais:
• Registro de entradas, modelo 1 ou 1-A
• Registro de inventário, modelo 7
• Registro de utilização de documentos fiscais e termos de ocorrências, modelo 6

As empresas de pequeno porte (EPP), classe A ou B, são obrigadas a manter e escriturar os seguintes livros fiscais:
• Registro de entradas, modelo 1 ou 1-A
• Registro de saídas, modelo 2 ou 2-A
• Registro de inventário, modelo 7
• Registro de utilização de documentos fiscais e termos de ocorrências, modelo 6
Tempo de guarda de documentos contábeis
Trabalho e previdência
• documentos sujeitos ao FGTS: 30 anos
• documentos sujeitos a fiscalização do INSS, PIS/PASEP e salário-educação: 10 anos
• termo de rescisão do contrato de trabalho, aviso prévio e pedido de demissão: dois anos
• CAGED (cadastro geral de empregados e desempregados): três anos
• livros de atas da CIPA, livros de inspeção do trabalho, contrato de trabalho e livros ou fichas de registro de empregados: indeterminado
• RAIS: cinco anos
• demais documentos: cinco anos

Impostos
• IPI, IRPJ, ITR, II e ISS: cinco anos
• ICMS: varia de acordo com a legislação de cada estado e do distrito federal; em geral, cinco anos

Outros documentos fiscais e contábeis
• documentos fiscais e livros contábeis e fiscais para fins de fiscalização do PIS/PASEP, Cofins, CSLL: 10 anos

Gestão contábil
Para a correta prestação de serviço contábil, é imprescindível que toda documentação relacionada aos processos de pagamentos, recebimentos, empréstimos, descontos de títulos, registros de cobrança bancária, leasing e outras operações financeiras seja entregue, de forma integral, à empresa contábil. A ação agiliza os processos contábeis, bem como garante a idoneidade das informações finais.

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Despesas realizadas devem, obrigatoriamente, estar relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentação idônea (notas fiscais ou recibos), emitida sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminação de itens ou serviços e sua devida quitação.
Algumas despesas sofrem retenção de IRRF/INSS/ISS pela fonte pagadora, devendo ser enviadas em tempo hábil à organização contábil para cálculo dos impostos devidos, por exemplo, recibo de aluguel, RPA (recibo de pagamento a autônomo), entre outros.

Empresas comerciais e industriais devem enviar à organização contábil cópias de contas de luz e telefone, juntamente com as primeiras vias de notas fiscais de compra e de venda para aproveitamento do crédito fiscal do ICMS. Notas fiscais simplificadas ou tíquetes de caixa não são aceitos pela legislação como documento comprobatório de despesas. Cupons emitidos pelo ECF (emissor de cupom fiscal), acompanhados de notas fiscais e recibos diversos são reconhecidos.
Todas as despesas (sempre que possível) devem ser pagas com cheque nominal, de conta própria da empresa. De acordo com o novo Código Civil, é considerada improbidade administrativa qualquer movimentação financeira da pessoa jurídica com sócios ou titulares da empresa.

No caso de empresas que mantêm atividades externas na realização de seus negócios ou efetuam serviços de manutenção para seus clientes, é permitida a elaboração do "relatório periódico de despesas", informando todas as atividades efetuadas no período (clientes visitados, distância percorrida em quilômetros, custos com táxi, refeições, gorjetas, passagens aéreas, quando utilizadas etc.), sempre com todos os comprovantes anexos. Para despesas de manutenção permanente e periódica, é necessária a apresentação do contrato das empresas realizadoras, por exemplo, manutenção de computadores, aparelhos de ar condicionado etc.
Imobilizado
Imobilizado é o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. São exemplos de bens: imóveis (terrenos, edifícios e construções), máquinas, computadores, móveis, instalações e ferramentas; e de direitos: marcas, patentes e direitos de uso.

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Quando a compra de um bem apresenta valor significativo (imóvel, veículo, máquina etc.), a empresa contábil deve ser consultada para esclarecimentos sobre as implicações legais e tributárias decorrentes da operação.
Antes de iniciar a construção ou a reforma de um imóvel, a empresa contábil deve ser acionada para tratar das diversas exigências burocráticas e informar sobre a incidência de tributos e contribuições (INSS, FGTS, ISS etc...).
Toda venda de um bem ou direito deve ser amparada por documentação própria, como contrato ou escritura para bens imóveis, nota fiscal ou recibo para bens móveis e direitos, além de outros documentos específicos para determinadas operações.
Para bens sinistrados, cuja indenização é paga por companhia de seguro, devem ser enviados o documento original ou a cópia do comprovante do valor recebido. Recomenda-se o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado.
Gestão de Recursos Humanos – Departamento Pessoal
Procedimentos necessários para a admissão de funcionários
A legislação estabelece o prazo de 48 horas para que seja realizado o registro do funcionário. Deve-se evitar, sempre que possível, a contratação ou a demissão no período em que a folha de pagamento é processada.

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Documentos para a admissão

  • • CTPS – Carteira de Trabalho e da Previdência Social (original)
  • • Ficha de admissão (devidamente preenchida)
  • • Atestado do exame médico admissional
  • • Fotografia 3x4
  • • Cópia da cédula de identidade (RG)
  • • Cópia do cartão de identificação do contribuinte (CPF)
  • • Cópia do título de eleitor
  • • Cópia da carteira nacional de habilitação (CNH), no caso de motoristas
  • • Cópia do certificado de alistamento ou reservista
  • • Cópia da certidão de casamento
  • • Cópia do comprovante de residência atualizado
  • • Cópia da certidão de nascimento de filhos e dependentes
  • • Cópia do cartão de vacinação dos filhos menores de 14 anos
  • • Relação de dependentes identificados por nome, grau de parentesco e idade

Na ficha de admissão, devem constar os principais dados do funcionário: nome, endereço, estado civil, função, salário (por mês, hora ou tarefa) e horário de trabalho.
Cópias de documentos apresentadas à empresa devem ser devolvidas ao empregado, após sua utilização, no prazo máximo de cinco dias, uma vez que a retenção de documentos é considerada crime, ainda que sob a forma de cópia (lei 5.553/68). Há exceção em relação à cópia do cartão de vacinação, que deve permanecer anexa à ficha do salário família, para eventual comprovação junto à fiscalização.
A CTPS deve ser devolvida ao trabalhador em, no máximo, 48 horas.

Contrato de experiência
O contrato de experiência deve ser firmado por escrito. A inexistência do documento estabelece a contratação por prazo indeterminado, incidindo sobre o empregador o ônus da concessão de aviso prévio para despensa do empregado e de multa de 50% do FGTS, se houver interesse na extinção do contrato de trabalho.
O contrato de experiência pode ser prorrogado uma única vez e seu prazo máximo considerado como experimental é de até 90 dias. O mais comum é que o trabalhador seja contratado por quarenta e cinco dias, com renovação do período de experiência por mais quarenta e cinco dias.

Jornada de trabalho
A jornada de trabalho não deve ser superior a oito horas diárias, se não houver fixação de limite inferior no contrato de trabalho, salvo nas situações de acordo para prorrogação ou compensação.

Trabalho noturno
A atividade efetuada entre as 22h e as 5h é considerada trabalho noturno. A hora trabalhada é computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna é remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal.

Trabalho aos domingos
O trabalho aos domingos, exceto para algumas atividades específicas, requer autorização prévia dos órgãos do Ministério do Trabalho e o cumprimento das demais posturas da legislação local. A remuneração das horas trabalhadas aos domingos é, no mínimo, 100% superior às demais horas.

Horas extras
A jornada de trabalho pode ser aumentada em até duas horas por dia, mediante acordo escrito, individual ou coletivo. Nesse caso, a remuneração mínima das horas extras é 50% superior à remuneração da hora normal. Contudo, muitas convenções coletivas têm fixado esse percentual em patamares superiores.

Controle de ponto
Empresas com mais de 10 empregados devem manter controle de frequência por meio de livro ou registro de ponto, que demonstre a hora de entrada e saída dos funcionários. O livro/registro de ponto deve ainda conter informações sobre o horário de almoço, com a assinatura do empregado. Algumas convenções coletivas exigem a anotação do ponto para qualquer número de empregados.

Intervalo para repouso e alimentação
Em jornadas de trabalho superiores a seis horas contínuas, deve ser concedido um intervalo mínimo de uma hora para repouso e alimentação. O intervalo não é computado na jornada de trabalho e não deve ser superior a duas horas, exceto se houver acordo por escrito que apresente a previsão dessa possibilidade.
Em jornadas superiores a quatro horas e inferiores a seis horas, deve ser observado o intervalo mínimo de 15 minutos. Situações especiais de intervalo são estabelecidas para digitadores e trabalhadores de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas.

Trabalho da mulher, do menor de idade e de categorias diferenciadas
De acordo com a Constituição Federal, homens e mulheres são iguais em direitos e deveres. Porém, em função da própria diferença natural existente entre ambos, a legislação estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher, por exemplo, no período de amamentação dos filhos. Da mesma forma, os trabalhadores de menor idade, sobretudo os estudantes, têm direitos especiais assegurados, tanto pela CLT quanto por acordos e convenções coletivas. Igualmente, as chamadas categorias diferenciadas (telefonistas, ascensoristas etc.) são beneficiadas com intervalos e jornadas específicas, até mesmo pelas condições próprias de determinadas atividades e tarefas.

Pagamento do salário
A periodicidade do pagamento do salário não pode ser superior a 30 dias, devendo o pagamento ser realizado até o quinto dia útil do mês subsequente ao do período trabalhado.

Adiantamento salarial
A quase totalidade das convenções coletivas e os próprios usos e costumes do mercado determinam a concessão de adiantamento salarial, cuja data varia de empresa para empresa e de acordo com a data em que é efetuado o pagamento. Convencionalmente, os valores pagos como adiantamento representam, no máximo, 40% do salário-base, sendo que a data de pagamento costuma ser o dia 20 de cada mês.

Itens que integram o salário
Além do valor fixo estipulado, para efeito de remuneração, devem ser consideradas comissões, percentagens, gratificações, diárias para viagens (quando excedentes a 50% do salário do empregado) e abonos.

Garantias
A lei estabelece a impossibilidade de redução salarial. Da mesma forma, não pode haver desigualdade de salários entre dois funcionários com menos de dois anos de diferença de tempo de serviço na mesma função, que realizem trabalho com igual produtividade e perfeição técnica, na mesma localidade. É o chamado paradigma.

Vale-transporte
O benefício do vale-transporte consiste na antecipação e em parte do custeio das despesas realizadas pelos empregados no deslocamento até o local de trabalho. É devido aos trabalhadores em geral e custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do salário do empregado. Sua aquisição deve ser comprovada mediante recibo emitido pela empresa autorizada à venda do vale-transporte.

Décimo terceiro salário
A todo trabalhador é assegurado o pagamento de uma gratificação até o dia 20 de dezembro de cada ano, trata-se do décimo terceiro salário. Esse salário é pago na razão de 1/12 da remuneração do mês de dezembro, por mês de serviço do ano correspondente. Para tal efeito, são consideradas mês completo as frações iguais ou superiores a quinze dias.
A primeira parcela do décimo terceiro salário deve ser quitada até 30 de novembro do ano correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela deve ser paga até 20 de dezembro do respectivo ano.

Outras vantagens e benefícios
Se por liberalidade ditada pela política de RH da empresa ou ainda por determinação de acordo individual ou acordo ou convenção coletiva, forem concedidos benefícios, esses não podem ser suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo que justifique a supressão. Os exemplos mais usuais de benefícios e vantagens adicionais são: tíquete refeição, cesta básica e assistência médica.


Legalização
Tomada a decisão de registrar ou oficializar a empresa, é importante adquirir conhecimento sobre a legislação e decidir qual a melhor forma jurídica de constituição (microempresa, ME; empresa de pequeno porte, EPP; ou limitada, empresário individual, sociedade simples ou sociedade empresária) e qual a melhor opção tributária (simples, lucro presumido ou lucro real).

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Etapas necessárias para abertura de uma empresa

Pesquisas
Nome da empresa: a pesquisa é feita no órgão em que será registrado o contrato social da empresa (junta comercial ou cartório).
Situação do CPF dos sócios: verificação efetuada na Receita Federal sobre a situação cadastral dos sócios (erros de grafia e outras alterações podem atrasar o processo de registro da empresa).
Local de instalação: antes de fechar o contrato de locação da sede da empresa, é importante verificar a situação do imóvel, se está regularizado (possui habita-se), se atividade da empresa pode ser desenvolvida no local etc.

Registros básicos
• Contrato social na junta comercial ou no cartório
• Obtenção do CNPJ na Secretaria da Receita Federal
• Obtenção da inscrição estadual para os contribuintes do ICMS na Secretaria da Fazenda Estadual
• Obtenção da inscrição no Cadastro de Contribuintes Imobiliários (CCM), da prefeitura municipal

Registros especiais
• Alvará de funcionamento
• Alvará do Corpo de Bombeiros
• CETESB (quando a atividade exigir)
• Vigilância Sanitária (quando a atividade exigir)